(päivitetty 20.3.2021)
Rekisterinpitäjä
Nimi:
Lavonia Group (“Lavonia”)
Osoite:
Ahventie 4 B 35
02170 Espoo
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
020 743 9050, info@lavonia.fi
Yhteyshenkilö
Nimi:
Sebastian Björkbom
Osoite
Ahventie 4 B 35
02170 Espoo
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
Puhelin: +358 40 5327966
Sähköposti: sebastian.bjorkbom@lavonia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Lavonia käsittelee tässä tietosuojaselosteessa listattuja henkilötietoja ensisijaisesti työnantajan roolissaan työntekijöihinsä liittyvien velvoitteiden suorittamiseksi (kuten palkanmaksu, työsopimuksen toteutus sekä työlainsäädännön asettamat velvollisuudet) sekä rekrytointiprosesseissaan rekrytoidessaan uusia työntekijöitä.
Lavonian tässä tietosuojaselosteessa kuvattu henkilötietojen peruste perustuu ensisijaisesti a) sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon jonka osapuolena henkilö on (työsopimus), b) Lavonian lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseen (työlainsäädäntö) tai c) Lavonian perusteltujen etujen toteuttamiseen (muut työsuhteeseen liittyvät toimenpiteet, kuten ylimääräisten etujen ja bonusten maksaminen). Poikkeuksellisissa tilanteissa Lavonia saattaa myös käsitellä henkilötietoja henkilön suostumuksen perusteella, esimerkiksi säilyttääkseen rekrytoitavien tietoja järjestelmissä pitempiaikaisesti.
Lavonia saattaa käsitellä myös sellaisia henkilötietoja, joita pidetään arkaluonteisina henkilötietoina. Tällaisia tietoja saattavat olla esim. työntekijöiden sairaspoissaolotodistukset ja muut vastaavat tiedot. Lavonia käsittelee tällaisia tietoja sen mukaan kuin se on tarpeen Lavonian ja työntekijöiden lainsäädännön alla olevien oikeuksien ja velvollisuuksien noudattamiseksi. Tällaisten tietojen käsittely perustuukin lähtökohtaisesti Lavoniaa sitovien lain vaatimusten noudattamiseen työsuhteiden yhteydessä.
Lavonia on velvollinen pyytämään tietyt henkilötiedot työntekijöiltään ja työnhakijoiltaan työsopimuksien täytäntöönpanoon ja työlainsäädäntöön liittyen. Näiltä osin työntekijät ja työnhakijat ovat myös velvollisia antamaan tiedot. Ilman tarvittavia tietoja Lavonia ei voi panna työsopimusta ja siitä johtuvaa työsuhdetta täytäntöön.
Käsiteltävät henkilötiedot
Lavonia voi käsitellä seuraavia henkilötietoja työntekijöistään ja (tarpeen mukaan) työnhakijoistaan:
- yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, email)
- sosiaaliturvatunnus
- verotiedot (verokortti) ja muut palkanmaksua varten tarvittavat tiedot (kuten tuntikirjaukset)
- työluvat ja muut vastaavat tarpeelliset viranomaistodistukset (ulkomaalaiset työntekijät)
- työntekijän terveystiedot (esim. sairaspoissaolotodistukset)
- tiedot kuulumisesta ammattiyhdistykseen
- koulutustausta
- osaaminen
- työhistoria
- työsuhteen lisätiedot
- työhakemuksen liitteet: cv, hakemuskirje, valokuva, todistukset
Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijoita koskevat tiedot saadaan ensisijaisesti:
- työnhakijalta itseltään puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
- työhaastattelutilanteissa
- työnhakijan esittämiltä mahdollisilta suosittelijoilta
Tietojen luovutukset
Lavonia luovuttaa työntekijöidensä ja työnhakijoidensa tietoja säännönmukaisesti yhteistyökumppaneilleen ja asiakkailleen työntekijöiden vuokraustoimenpiteitä varten. Lähtökohtaisesti luovutukseen pyydetään työntekijän tai työnhakijan suostumus.
Lavonia käyttää lisäksi ulkopuolisia palveluntarjoajia joidenkin järjestelmiensä (esim. HR järjestelmä) ja toimintojensa toimittamisessa. Tällaiset Lavonian palveluntarjoajat saattavat päästä käsiksi palveluita toimittaessaan myös tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin henkilötietoihin. Lavonia voi myös aika ajoin joutua luovuttamaan tai sallimaan pääsyn henkilötietoihin toimivaltaisille viranomaisille esim. näiden suorittaessa tarkastuksia.
Lavonia luovuttaa tietoja myös Lavonian kanssa samaan ryhmään tai muutoin saman hallinnan alle kuuluvien yhtiöiden välillä. Nämä yhtiöt käsittelevät henkilötietoja kukin itse omiin tarkoituksiinsa ja toimivat vastaanottaessaan henkilötietoja rekisterinpitäjinä. Lisätietoja näistä yrityksistä saa ottamalla yhteyttä Lavoniaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Kaikki tietojen luovutukset tehdään vain siinä määrin kuin tarpeellista ja aina huolehtien asianmukaisesta tietosuojasta siirtojen yhteydessä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Lavonia ei pääsääntöisesti luovuta, siirrä tai salli pääsyä henkilötietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.
Henkilötietojen suojaustoimet
Lavonia on ottanut käyttöönsä tarpeelliset ja asianmukaiset tekniset sekä organisatoriset menetelmät varmistaakseen henkilötietojen riittävän suojaamisen laittomalta pääsyltä, tietovuodoilta tai muilta tietoturvariskeiltä. Lavonia päivittää ja muokkaa näitä toimia alan käytäntöjen sekä teknisen kehityksen mukaisesti aika ajoin.
Työnhakijatietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijatietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnuksensa ja salasanansa järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka sijaitsevat ohjelmatoimittajan palvelimella. Palvelin on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla nykyaikaisten IT-sopimusehtojen mukaisesti. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Kaikki mahdolliset fyysiset henkilötietoja sisältävät tietokannat (esim. paperiset työsopimukset ja tuntikirjauslomakkeet) sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu niihin Lavonian henkilöihin joilla on siihen tarve.
Säilytysajat
Lavonia käsittelee ja säilyttää henkilötietoja vain niin kauan, kuin ne ovat tarpeen sitä tarkoitusta varten johon ne on kerätty tai niin kauan, kuin pakottava lainsäädäntö vaatii. Työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta säilytysaika on lähtökohtaisesti työsuhteen kesto + enintään 10 vuotta. Sellaisten työnhakijoiden tietojen osalta, joita ei ole työnhaussa valittu tehtävään, henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 2 vuotta rekrytoinnin päättymisestä ellei työnhakija ole antanut suostumustaan pitemmälle säilytysajalle (esim. tulevia rekrytointeja varten).
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyille on taattu lukuisia oikeuksia soveltuvan lainsäädännön alla. Lavonia on sitoutunut huolehtimaan asianmukaisesti näiden oikeuksien toteuttamisesta vaaditulla tavalla.
Lavonian työntekijöillä ja työnhakijoilla (rekisteröidyillä) on oikeus tarkistaa häntä koskevat Lavonian käsittelemät henkilötiedot. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, ne ovat vanhentuneita tai puutteellisia, rekisteröity voi pyytää tällaisten tietojensa korjaamista, poistamista tai täydentämistä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää Lavonialta kuittaus siitä, onko Lavonialla häntä koskevia henkilötietoja sekä pyytää kopio näistä henkilötiedoista.
Silloin kuin Lavonia käsittelee henkilötietoja Lavonian perusteltuihin etuihin nojaten, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Jos Lavonia ei tällaisessa tapauksessa pysty esittämään painavampia intressejä kuin mitä rekisteröity, Lavonia lopettaa henkilötietojen käsittelyn. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröity voi milloin tahansa vetää pois antamansa suostumuksen.
Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että Lavonia poistaa rekisteröityä koskevat henkilötiedot tietokannoistaan. Tällaisia tilanteita voi olla esim. tilanteet, joissa henkilötiedot ovat tarpeettomia, tietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja suostumus on peruutettu, tai tietojen käsittely on perustunut Lavonian perusteltuihin etuihin mutta rekisteröity on onnistuneesti vastustanut käsittelyä.
Rekisteröity voi myös vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Tällaisia tilanteita ovat esim. tilanteet, joissa henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen mihin ne on kerätty, mutta poistamisen sijasta rekisteröity haluaa ainoastaan rajoittaa niiden käsittelyä.
Yllä mainittujen seikkojen lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää kopio tiedoistaan sähköisessä muodossa tai pyytää tietojaan siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle tilanteissa, joissa käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen tai sopimuksen toteuttamiseen.
Mikäli rekisteröity haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, voi rekisteröity tehdä niin ottamalla yhteyttä Lavoniaan yllä annettuja yhteystietoja käyttäen. Joissain tapauksissa työntekijät voivat myös tarkistaa ja muokata tietojaan kirjautumalla Lavonian HR-järjestelmän käyttäjätililleen.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on lisäksi aina oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelyyn liittyen toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo että hänen tietojaan käsitellään lainvastaisesti tai hänen oikeuksistaan ei ole asianmukaisesti huolehdittu. Suomessa toimivaltaisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta http://tietosuoja.fi/fi/
